Gesetz & Digitalisierung
E-Rechnung in Deutschland: Stufenplan ab 2025 und was für Unternehmen gilt
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich strukturiert. Unternehmen müssen sich schrittweise auf strukturierte Formate einstellen, während Papier- und einfache PDF-Rechnungen perspektivisch auslaufen.
Was ist eine E-Rechnung?
Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann — etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein bloßes PDF ohne eingebettete strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht.
Die Finanzverwaltung betont, dass Übergangsfristen gelten und Unternehmen ihre Prozesse frühzeitig anpassen sollten, um Engpässe in Buchhaltung und Archivierung zu vermeiden.
Wichtige Stufen (Kurzüberblick)
- Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen — jede Rechnung muss entgegengenommen werden können, auch in elektronischer Form.
- Ab 1. Januar 2027: Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Rechnungen.
Praxis: Was Betriebe prüfen sollten
Experten empfehlen, ERP- oder Buchhaltungssoftware auf XRechnung- und ZUGFeRD-Unterstützung zu prüfen, Schnittstellen zu Steuerberatern abzustimmen und interne Freigabeprozesse zu dokumentieren. Für Kleinunternehmen kann der Umstieg über standardisierte Cloud-Lösungen oder branchenübliche Tools erfolgen — entscheidend ist die Nachweisbarkeit gegenüber Betriebsprüfung und Archivierung.
Das Bundesministerium der Finanzen und die Länderfinanzverwaltungen veröffentlichen laufend FAQ und technische Hinweise; Steuerberaterkammern bieten ergänzende Leitfäden für Mandanten an.